Pengertian administrasi – Materi sebelumnya kita sudah membahas mengenai Pengertian Akuntansi. Namun kali ini kita akan membahas mengenai Pengertian Administrasi beserta fungsi, tujuan, ciri-ciri, jenis-jenis menurut para ahli. Untuk lebih lengkapnya simak penjelasannya dibawah ini :
Pengertian Administrasi
Apa yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian Administrasi adalah sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/ tujuan organisasi. Maka, dapat dikatakan bahwa administrasi juga punya peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.
Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan. Melainkan pengertian administrasi itu sendiri secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Definisi administrasi tersebut dapat kita ketahui melalui 3 hal penting berikut ini:
- Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Dalam seni, administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.
- Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.
- Adapun administrasi dikatakan ada secara bersamaan dengan adanya peradaban manusia, dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.
Terdapat beberapa orang ahli pada bidang administrasi menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya adalah :
1. George R. Terry
Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah aktivitas pengendalian dan perencanaan pekerjaan perkantoran, dengan penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Arthur Grager
Pengertian administrasi yaitu sebagai fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
3. Sondang P. Siagian
Menurut Sondang P. Siagian yaitu pengertian dari administrasi ialah suatu hasil dari proses kerjasama antara dua orang atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.
4. Ulbert
Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Unsur-Unsur Administrasi
Pada lain hal memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada pada sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus ada:
1. Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.
2. Managemen
Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini telah dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).
3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau warta.
4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan
Pada keuangan ini sangat berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama, yaitu mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.
6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan memilih mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
7. Tata usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
8. Public Relation
Adapun administrasi akan mewujudkan suatu peraturan untuk bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:
Pada kegiatan administrasi terdapat beberapa karakteristik/ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:
- Administrasi memiliki tujuan yang jelas
- Di dalam administrasi terdapat sejumlah kelompok orang yang terdiri dari dua individu atau lebih
- Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama
- Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja
- Pada kegiatan di dalam administrasi selalu saja terdapat kepemimpinan bimbingan, dan pengawasan
Tujuan Administrasi
Adapun tujuan administrasi diantaranya yaitu:
- Agar seorang usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya.
- Agar seorang pelaku usaha bisa menilai kegiatan2 pengorganisasian perusahaan.
- Agar seorang pelaksana usaha dapat menata program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.
- Agar seorang pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
Fungsi Administrasi
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.
2. Organizing (Penyusunan)
Yang dimaksud Organizing adalah suatu kegiatan menata dan menciptakan komunikasi kerjasama antara anggota2 dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut
3. Coordinating (Kordinasi)
Adapun yang dimaksud Coordinating ialah salah satu dari fungsi manajemen yang tugasnya melakukan sejumlah aktifitas supaya berjalan baik dengan menjauhi ketika terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah kegiatan penyampaian hasil atau perkembangan dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkelanjutan.
6. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Demikianlah pembahasan mengenai pengertian administrasi kali ini,Semoga artikel ini dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan serta wawasan kita
Artikel Lainnya :