Administrasi Perkantoran Adalah

Posted on

Administrasi Perkantoran Adalah – serangkaian kegiatan di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelola data serta informasi untuk mencapai suatu tujuan sistematis organisasi tersebut.

Kali ini kabarkan.com akan memberikan pelajaran mengenai Administrasi Perkantoran Adalah, Dimana pelajaran ini akan dikupas secara jelas, dengan berdasarkan Pengertian, Ruang Lingkup, Karakteristik dan Contoh.

Pengertian Administrasi Perkantoran Adalah

Memahami tentang administrasi perkantor merupakan serangkaian kegiatan di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelola data serta informasi untuk mencapai suatu tujuan sistematis organisasi tersebut.

Administrasi Perkantoran Adalah

Secara etimologis, kata “Administrasi” berasal dari bahasa Latin, yakni “Ad”, yang berarti intensif dan ministrare, atau dalam bahasa Indonesia berarti “untuk membantu, melayani, atau memenuhi suatu masalah dalam bidang perkantoran.”

Dalam arti luas, administrasi kantor juga disebut sebagai perencanaan, manajemen, organisasi, perusahaan dan pengendalian pekerjaan yang terkait dengan bidang aktivitas kantor.

Agar kita lebih jauh memahami maksud dari administrasi perkantor, kita dapat merujuk kepada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah pengertian administrasi kantor menurut para ahli :

Menurut Terry Kim Musa
Administrasi Perkantoran Adalah perencanaan, pantauan dan mengatur pekerjaan di kantor dan merupakan kekuatan pendorong bagi mereka yang melakukannya sehingga dapat mencapai tujuan akhir yang memuaskan.

Menurut Amir Muhammad
Administrasi kantor adalah turunan dari keterampilan Ilmu dan manajemen yang terkait dengan operasi yang tepat dari tugas-tugas kantor.

Menurut Mariadi Pratam
Administrasi kantor adalah proses kerja tim di dalam kantor untuk mencapai tujuan yang disepakati melalui fungsi manajemen.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Langkah pertama dalam pengelolaan kantor adalah menrancang susunan rencana untuk manajemen perusahaan atau organisasi. Biasanya, sebuah perusahaan menyediakan loka karya untuk menentukan suatu tujuan dan rencana agar apa yang akan dicapai di manfaatkan di masa depan.

Untuk mencapai tujuan bersama, Kita harus memperhitungkan segala aspek kemungkinan risikonya. Perencanaan Sumber Daya Kantor penting untuk dirumuskan dengan cermat agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Berikut ini mengenai klasifikasi penting tentang perencanaan kantor yang harus diperhatikan :

  • Peralatan kantor – Kami merencanakan dan memperhitungkan pembelian, perlengkapan dan peralatan kantor.
  • Standar operasi kantor – Kembangkan prosedur kantor standar, seperti kebijakan dan aturan tertulis dan tidak tertulis.
  • Rencana anggaran – Buatlah rencana anggaran secara teratur dan teliti yang berfokus pada semua kebutuhan.
  • Standar kinerja – Memberikan peraturan kepada tenaga kerja.
  • Sistem informasi dan telekomunikasi – Membutuhkan sistem dan pemasangan perangkat komunikasi.
  • Tata ruang bangunan – Proses perencanaan bangunan meliputi anggaran konstruksi, lokasi konstruksi, kerangka bangunan.
  • Tata letak kantor Atur properti kantor Anda senyaman mungkin.
  • Pencahayaan – Pastikan bahwa setiap kamar memiliki cahaya dari matahari dan cahaya alami dari matahari.
  • Ventilasi – Berikan ventilasi di setiap kamar sehingga sirkulasi udara lebih efisien.
Baca Juga :  Contoh Metode Penelitian

Pengorganisasian Perkantoran

Organisasi yang terpisah berarti sekelompok orang yang memiliki maksud dan tujuan bersama dan ingin mencapai tujuan yang telah sempurnakan. Dalam fungsi manajemen kantor ini, merupakan bentuk proses pembentukan sebuah organisasi, tugas, peralatan, dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dilaksanakan dengan tujuan untuk menggabungkan kekuatan dan mencapai tujuan bersama.

Terdapat 3 poin yang merupakan fungsi-fungsi organisasi yang wajib dilaksanakan, yakni :

  • Pemeliharaan relasi kerja yang efektif dengan pimpinan baik bagi bawahannya.
  • Pengarahan terhadap Tugas Dan Pekerjan Agar Lebih Etisien Dalam Organisasinya.
  • Penyediaan perlengkapan yang sesuai dan berkaitan dengan kebutuhan ruang operasi kantor, agar karyavan lebih mudah digunakannya.

Pengarahan Perkantoran

Pengarahan ini adalah sasaran cara yang diadakan untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas proses kerja sehingga hasilnya konsisten dengan tujuan dan sasarannya.

  • Gunakan sistem yang efektif untuk mengendalikan bawahan.
  • Penggunaan sistem yang efektif dalam memberikan motivasi bagi bawahan.
  • Memberikan bantuan atau solusi untuk bawahan yang merasa kesulitan untuk bekerja.
  • Gabungkan visi dan misi karyawan dan organisasi.
  • Merancang sistem komunikasi yang efektif dengan karyawan.
  • Gunakan pemikiran yang jujur ​​saat memberikan gaji kepada karyawan.

Pengawasan Perkantoran

Pengawasan adalah proses pemantauan seluruh setaf pelaksanaan kegiatan organisasi. Kegiatan ini sangat bermanfaat bagi penjaminan pekerjaan yang sedang berjalan dan sangat sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Objek pengawasan di bidang kegiatan kantor ini meliputi:

  1. Jam kantor
  2. Kualitas pekerjaan kantor
  3. Dokumentasi
  4. Layanan kantor
  5. Metode dan standar operasi untuk pekerjaan kantor
  6. Biaya kantor

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administratif

Karakteristik Administrasi kantor adalah serangkaian acara dalam bentuk perencanaan, organisasi, kepemimpinan, kontrol, pengendalian dan pelaksanaan tertib berbagai jabatan atau pekerjaan administrasi.

Sebelum menjelajahi karakteristik administrasi kantor, berikut adalah beberapa pertimbangan administrasi yang perlu kita pahami.

Kolaborasi

Kolaborasi adalah serangkaian tindakan yang dilakukan secara teratur oleh lebih dari satu orang, yang efeknya tidak akan terjadi jika dilakukan sendiri.

Dengan demikian, kegiatan administrasi hanya mungkin dapat terlaksana jika dua orang atau lebih bekerja bersama. Menurut Robert (1984), kelompok koperasi formal dan informal dibentuk karena kepuasan kebutuhan, kedekatan dan ketertarikan kepada suatu tujuan kelompok dan alasan ekonomi.

Adanya proses / bisnis yang berkelanjutan

Elemen administrasi meliputi organisasi, manajemen, komunikasi, keuangan, pengadaan, personel, dan lainnya. Elemen-elemen ini sangat penting dan saling berhubungan satu sama lain, bahkan sering dilakukan secara bersamaan.

Urutan implementasi dan pentingnya elemen dapat bervariasi tergantung pada orang dan kerjasamanya. Peran elemen yang dikuatkan mungkin berbeda dalam kerjasama. Jika sirkuit ini berputar, itu berarti aksi ini berlanjut.

Baca Juga :  Akuntansi Biaya

Ada kepemimpinan, kepemimpinan yang terkontrol

Untuk membuatnya lebih mudah dimengerti, mari kembali ke contoh permainan sepakbola. Apakah ada pemimpin? Tentu saja Ada pelatih dan kapten tim.

Pelatih bertanggung jawab untuk memimpin, memotivasi dan membimbing para pemain sehingga mereka terus bermain sesuai dengan instruksi dan kekompakan bersama dan tidak menyerahkan tugas mereka.

Termasuk kapten tim, yang tugasnya adalah memotivasi anggotanya secara langsung sehingga mereka tetap antusias bahkan dalam keadaan tejepit.

Memiliki Tujuan

Tujuan adalah cita-cita dan impian yang ingin dicapai oleh semua sistem organisasi. Tugas mencapai tujuan organisasi terletak pada manajer yang dibantu oleh karyawan lainnya.

Mengingat pentingnya ketetapan tujuan sebagai bagian dari fungsi perencanaan, para pemimpin yang memiliki visi, pengalaman, dan pemahaman yang luas sangat diperlukan. Karena itu, sebelum memimpin dan mengelola suatu kegiatan organisasi, manajer harus menetapkan suatu tujuan yang jelas.

Meskipun tugas untuk mencapai tujuannya ada pada pemimpin, pemimpin tidak dapat mencapai tujuan ini sendirian. Dia masih membutuhkan kehadiran karyawan lainnya yang akan membantunya mencapai tujuan ini. Karena itu, sinergi antara pemimpin dan pekerja harus kuat.

Kelompok Orang

Mengapa administrasi membutuhkan sekelompok orang? Tidak bisakah kita mengerjakan sendiri, misalnya dengan menulis surat. Ini bisa dilakukan dalam waktu singkat.

Namun, apakah benar ini bisa diselesaikan tanpa harus memerlukan kehadiran orang lain? Surat yang dibuat benar-benar termasuk dalam pekerjaan kantor.

Namun, menulisnya hanyalah alat untuk mencapai tujuan yang kita harapkan. Yang terpenting, apa tujuan penulisan surat itu. Tentu saja, isi surat itu tidak ditujukan untuk kita, tetapi sebagai sarana komunikasi untuk menghubungkan informasi ke pihak lain.

Artinya, kita membutuhkan orang lain untuk mengelola administrasi tersebut.

Contoh Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran Bersifat Terbuka dan  Luas memiliki artian pekerjaan kantor yang tidak hanya terbatas di gedung kantor saja, melainkan dapat juga dilakukan di luarnya. Jadi kita dapat melakukannya dimana saja kita berada dalam suatu organisasi.

Contoh administrasi terbuka dan luas :

  • Petugas PLN yang mencatat penggunaan listrik di rumah penduduk.
  • Staf sensus / survei yang melakukan pekerjaan kantor mereka dengan mengunjungi pemukiman penduduk dan melakukan obserfasi melalui wawancara dan sebagainya
  • Pegawai PDAM yang mencatat penggunaan air di setiap warga.
  • Polisi mencatat nama pelaku dan sanksi yang diberikan selama penggerebekan.
  • Forwarder yang mengirimkan barang pesanan ke alamat tujuannya.

Demikianlah sobat yang dapat kami sampaikan materi pelajaran ini. Semoga dengan apa yang telah kami sampaikan dalam artikel ini, dapat memberikan pemahaman serta bermanfaat untuk sobat semua. AMIN.

Baca Juga: