Administrasi Perkantoran – Setelah sebelumnya kabarkan.com telah menerangkan materi tentang Fungsi Permintaan Maka dipertemuan kali ini akan kembali kabarkan.com sampaikan materi pembahasan tentang Administrasi Perkantoran – Pengertian, Ruang Lingkup, Ciri dan Contoh Nah untuk lebih jelasnya mari simak ulasan selengkapnya di bawah ini.
Pengertian Adminitrasi
Apa itu administrasi perkantoran? Administrasi Perkantoran ialah merupakan berbagai kegiatan atau rutinitas yang berlangsung di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengaturan atau pengelolaan data dan sejumlah informasi untuk mewujudkan suatu tujuan organisasi tersebut dengan secara sistematik.
Selain tiu secara etimologi istila Administrasi di dapat dari bahasa Latin, yakni Ad yang berari intensif dan ministrare atau dalam penggunaan bahasa Indonesia dapat diartikan membantu, melayani, atau memenuhi.
Kemudian dalam artian sempit administrasi perkantoran didefinisikan sebagai segala aktifitas teknis yang memiliki peranan penting dalam suatu pelaksanaan dari kegiatan operatif, dan menyiapkan sejumlah laporan kepada direksi, dan juga berperan dalam menyusun sistem organisasi perusahaan yang lebih baik dan efektif.
Kemudin administrasi perkatoran dalam arti luas, ialah merupakan sebuah kegiatan dalam perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan juga mengawasi sejumlah pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup dari kantor tersebut serta tata usaha yang tertib.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Nah supaya lebih jelas mengenai pengertian dari administrasi perkantoran, maka kita bisa merujuk pada penjelasannya dengan berdasarkan pendapat dari beberapa para ahli. Yakni sebagai berikut :
1. George Terry
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh George Terry yang mana menurutnya administrasi perkantoran ialah merupakan suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan di dalam sebuah perkantoran dan merupakan sebagai penggerak terhadap mereka yang menjalankannya supaya dapat terwujud apa yang menjadi tujuan yang sudah ditetapkan.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh Edwin Robinson dan William Leffingwell mengennai pengertian Administrasi perkantorran ialah merupakan suatu turunan yang berasal dari ilmu dan seni manajemen yang berhubungan dengan sistem operasional tugas kantor secara tepat.
3. Suparjati
Berdasarkan pendapat yang dikemukakakan oleh Suparjati bahwa menurutnya definisi Administrasi perkantorran ialah merupakan suatu proses kerja sama yang berlangsung di dalam lingkup kantor yang bertujuan untuk mewujudkan tercapainya tujuan yang sudah disepakati bersama dengan menerapkan fungsi manajemen.
4. Arthur Granger
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh Arthur Granger, yang mana menurutnya administrasi perkantoran memiliki peran untuk meakukan suatu komunikasi di dalam sebuah pekerjaan yang berlangsung di kantor dengan tepat dan tata pelayanan aktifitas dokumentasi.
5. William Spriegel dan Ernest Daview
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh William Spriegel dan Ernest Daview, dimana menurutnya pengertian administrasi perkantoran ialah merupakan suatu pemberian yang ditujukan terhadap segala aktifitas operasional seperti misalnya transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan juga marketing.
Karakteristik Administrasi Secara Umum
Menyinggung definisi adminstrasi perkantoran secara sempit yakni merupakan segala aktifitas yang teknis pada bidang ketatausahaan dalam melakukan suatu pekerjaan secara operatif, dan juga penyediaan segala macam keterangan dari karakteristik administrasi yang terkandung di dalamnya diantara ialah seperti keterangan yang terdapat dibawah ini :
Terdapat sedikit sebuah perbedaan di antara karakteristik administrasi perkantoran dengan tata usaha perkantoran.
Dimana faktor pembeda terhadap kedua perkara tersebut adalah mulai dari jenis aktifitas dan luas lingkup unit kerja sebagai sebuah tempat dalam pelaksanaan segalag jenis aktifitas rutin.
Di bawah ini terdapat karakteristik administrasi perkantoran secara umum yang diantaranya ialah sebagai berikut :
- Ada Sekumpulan orang
- Adanya sebuah Kerja sama
- Berlangsungnya sebuah proses/usaha yang berkesinambungan
- Adanya sistem Pembagian tugas
- Terdapat suatu Bimbingan, kepemimpingan dan pengawasan
- Memupnyai tujuan yang ingin dicapai
Karakteristik Administrasi Perkantoran Bersifat Pelayanan
Mengapa disebutkan administrasi perkantorran adalah sebuah pelayanan ? sebab berlangsungnya sebuah aktifitas pekerjaan kantor fungsinya untuk membantu terhadap pekerjaan lain supaya dapat berjalan dengan maksimal dan efektif serta efesien dalam pekerjaan. Sehingga dengan sistem ini semua orang yang terkait akan sedikit terbantu dengan administrasi perkantoran.
Jadi yang bisa disimpulkan dalam perkara ini adalah, bahwa adminstrasi perkantorran atau pekerjaan kantor bertugas atau bergerak dalam bidang pelayanan dalam pekerjaan operasional seperti misalnya tugas pokok yang ada di kantor yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
Di bawah ini ada sejumlah contoh atau aktifitas perkantorran yang benar-bahwasannya menunjukan sebuah pelayanan:
- Sistem pekerjaan adminstrasi penjualan yang membantu tenaga penjualan
- Peran dan tugas dari sebuah lembaga pendidikan adalah mengarahkan dan mengajarkan pendidikan terhadap sisawanya. Pekerjaan ketatausahaan (Administrasi) misalnya dalam menulis keterangan atas terjadinya kemajuan belajar siswa dan mempersiapkan raport.
- Pada petugas perpusatakaan yang menulis sejumlah keterangan dari sejumlah para siswa yang telah meminjam buku dari perpustakaan
- Seorang nasabah yang ingin menabung menyetorkan uang disebuah bank yang kemudian dipandu dan dibantu dari petugas Teller Bank tersebut.
- Adminsitrasi perkantoran dapat membantu bagian produksi dalam mengatur biaya terhadap bahan baku yang lebih terjangkau,
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang sebeelumnya sudah kabarkan.com jelaskan di atas, yang mana secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini ialah supaya tujuan perusahaan bisa terealisasi / tercapai secara efektif dan efisien dan juga dapat memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.
- Teknis; mempunyai keutamaan dan daya guna.
- Ekonomis; harganya sesuai sebagaimanamestinya.
- Psikologis; memberikan suatu kepuasan.
Di bawah ini ialah sejumlah tujuan administrasi perkantoran yang akan kabarkan.com paparkan secara lengkap:
- Menyiapkan berbagai data dan sejumlah informasi dengan detail terhadap sejumlah pihak yang memerlukan untuk melaksanakan tugas organisasi dengan secara efektif dan efisien.
- Mengontrol atau mengawasi pekerjaan kantor dan administrasi supaya bisa terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, dan juga sesuai prosedur yang diharapkan.
- Menerapkan suatu kebijakan di dalam sebuah perusahaan atau departemen dan memberikan standarisasi dari pelayanan yang berhubungan dengan manajemen.
- Melakukan penyesuaian dengan cara mengadakan diskusi terhadap karyawan tentang prestasi kinerja guna mengidentifikasi sejumlah perkara dan sejumlah faktor penyebabnya, dan juga mengupayakan penyelesaian atas adanya masalah yang terjadi.
- Mengajrakan dan mengarahkan pelatihan mengenai kinerja kepada pegawai.
- Meverifikasi dan melakukan pantauan secara langsung, serta evaluasi kerja dengan cara menyusun sejumlah laporan yang berhubungan dengan kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
- Melakukan sebuah proses dalam erekrut sejumlah karyawan baru, mulai dari proses wawancara hingga menentukan posisi.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Dimana dalam hal ini seorang administrator mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam suatu perencanaan kerja terhadap semua pegawai, mulai dari pengawasan sampai permintaan atas pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan atau perbaikan sejumlah peralatan kantor yang sudah tersedia.
Di bawah ini merupakan penjelasan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran secara lengkapnya:
1. Aktivitas Kantor
Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:
- Perencanaan (office planning)
- Pengorganisasian (office organizing)
- Pengarahan (office actuating)
- Pengawasan (office controlling)
2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Sejumlah sarana/ fasilitas yang dikatagorikan ke dalam ruang lingkup administrasi perkantorran ialah seperti berikut:
- Lokasi kantor
- Gedung
- Peralatan
- Interior
- Mesin-Mesin Kantor
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantorran dalam kaitanya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:
- Fungsi Rutin, yakni merupakan sebuah fungsi administrasi yang membutuhkan ide pemikiran yang mencakup pengarsipan dan juga penggandaan.
- Fungsi Teknis, yakni merupakan sebuah fungsi administrasi yang membutuhkan saran, keputusan, dan juga keterampilan perkantoran yang cukup.
- Fungsi Analis, yakni merupakan sebuah fungsi administrasi yang membutuhkan cara berpikir kritis dan kreatif dan juga keahlian dalam memutusakan mengenai sesuatu dengan cepat dan tepat.
- Fungsi Interpersonal, yakni merupakan sebuah fungsi administrasi yang membutuhkan sebuah analisis dan juga penilaian sebagai dasar dalam menentukanb sesuatu dan juga keterampilan dalam bersosialisasi dengan orang lain.
- Fungsi Manajerial, yakni merupakan sebuah fungsi administrasi yang membutuhkan sebuah perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan memberikan motivasi.
Demikianlah materi pembahasan mengenaiadministrasi perkantoran kali ini, semoga ulasan bisa bermanfaat untuk sahabat semua.
Baca Juga :